Descarga la hoja de cálculo.  Puedes bajar la hoja de cálculo directamente de Microsoft aquí. Si prefieres la forma traducida al español usada en este articulo bájala aquí.  Si tienes acceso a las aplicaciones de oficina de “Microsoft Office” puedes usar Excel, si no, puedes usar la hoja de cálculos de Google Docs.

La hoja se divide en siete secciones principales, las cuales están marcadas en la figura 1. A continuación nos familiarizaremos con estas siete secciones:

Sección 1.  Ingresos – estima los ingresos que vas a generar durante el mes (ingreso proyectado) y al final del mes vas a entrar en la hoja de cálculos el ingreso actual.

Sección 2.  Categorías – todos los gastos están separados por categorías como, alimentación, renta, entretenimiento, salud, transportación, entre otras.

Sección 3.  Costo proyectado – estimado de la cantidad de dinero que necesitas para cubrir los gastos de una categoría en particular. Por ejemplo: “En este mes como tengo que viajar mucho creo que voy a gastar como 60 en gasolina” $60 sería el costo proyectado.

Sección 4.  Costo actual – al final de cada mes tienes que evaluar que tan cerca seguiste tu presupuesto. Lo que gastaste en una categoría en particular es el costo real. Por ejemplo: “este mes gaste más gasolina de lo que esperaba, pensaba que iba a gastar $60 (costo proyectado), pero termine gastando $70”. Tu costo actual es $70.

Sección 5.  Diferencia – calcula la diferencia entre el costo proyectado y el costo actual de las categorías.

Sección 6.  Balances – indica cuanto dinero te va a quedar después de cubrir tus gastos. Le resta el total de tus gastos a tus ingresos.

Sección 7.  Total – indica el total de tus gastos para el mes.

Paso #2: Identifica tus Ingresos

Lo primero que se debe hacer cuando se hace un presupuesto tradicional es identificar el ingreso mensual después de todos los impuestos y las reducciones como seguro social, plan de salud y 401k.  Esta información es importarte, ya que necesitamos saber cuánto dinero tenemos disponibles para cubrir nuestros gastos obligatorios y discrecionales, ahorrar, etc.

Una vez identificamos los ingresos, lo vamos a entrar en nuestra hoja de cálculos como muestra la siguiente imagen.

Paso # 3: Identificar las categorías de gastos

En el paso #2 identificamos todos los ingresos. Ahora nos toca
identificar todos los gastos discrecionales y obligatorios, los cuales están separados  en diferente categoría como se muestra en la siguiente ilustración.

Paso # 4: Compara el total de los gastos proyectado del mes contra el ingreso proyectado.

Comparamos el ingreso el total de gastos proyectados contra los ingresos proyectados. Si los gastos proyectados son mayores que los ingresos proyectados se deben recortar los gastos discrecionales como entretenimiento para balancear el presupuesto. 

Paso # 5: Revisión de Presupuesto

Al final del mes es importante revisar el presupuesto y evaluar que tan bien seguimos el presupuesto. La manera más fácil es completando la columna de costo actual al final del mes.  Por ejemplo, si tenías proyectado que ibas a gastar $60 en combustible de auto, pero gastaste $70, lo pones en la columna actual. Vas a seguir el mismo procedimiento para las demás categorías.

Revisa en que categorías gastaste más de lo proyectado y evalúa cuál fue la razón.  Puedes hacerte las siguientes preguntas:

¿Gaste más de lo proyectado, porque no estime correctamente? ¿Gaste más de lo proyectado por alguna razón en particular que no se va a repetir todos los meses?